referenzen08Für die sechs deutschen Niederlassungen der IKON Office Solutions GmbH war die Entscheidung für eine branchenspezifische, kostengünstige ERP Software auf Basis einer Gupta Datenbank gefallen. Da die Geschäftsprozesse in Ihrer Komplexität überschaubar waren, hatte man sich entschlossen, die Lösung ohne Anpassungen des Standards zu verwenden und die Benutzer auf die Veränderungen einzuschwören.

Das Systemhaus, das die Software bereitstellte, hatte selber nicht die Kapazitäten, das Projekt im weiteren Verlauf zu unterstützen 

Daher wurde Caroline Schultz, Partnerin von burmeister und partner, beauftragt, die Einführung an den sechs Standorten gemeinsam mit Dirk Nadler, dem IT Leiter der IKON Office Solutions GmbH, zu koordinieren. Das schloss den Trainingsplan für die rund 50 Key User, das Begleiten des Change Managementprozesses und die Entwicklung eines Konzepts zur Datenmigration ein. Insbesondere letzteres stellte eine große Herausforderung dar, da an den sechs Standorten vier verschiedene Softwarelösungen im Einsatz waren, die unterschiedliche Datensubstanz und -qualität aufwiesen. Nichtsdestotrotz mussten alle Unternehmensdaten auf den gleichen Standard des zukünftigen Systems gebracht werden. 

Man entschloss sich daher, mit einer umsatzstarken Niederlassung zu beginnen und erst nach und nach das neue System auf die verbleibenden fünf Standorte auszurollen, um den individuellen Anforderungen der einzelnen legalen Einheiten zuverlässig gerecht zu werden.

Damit war sichergestellt, dass auch die unterschiedlich stark ausgeprägten Veränderungen in den Geschäftsprozessen für die Benutzer nachvollziehbar, akzeptabel und am System trainiert wurden. 

Binnen 18 Monaten war die Umstellung für die deutschen Standorte vollzogen. Es gab ein einheitliches System, dass unkomplizierte Konsolidierung und Datentransparenz ermöglichte. Ein gutes Beispiel dafür, dass die Einführung eines integrierten Systems auch dann gelingt, wenn man sich komplett im Standard der Softwarelösung bewegt. Voraussetzung dafür sind eine nachhaltige Umstellung der Geschäftsprozesse, intensives Training der Benutzer und eine sorgfältige Bereinigung und Aufbereitung der Daten. 



Dirk Nadler, IT-Leiter IKON Office Solutions: „Frau Schultz hat als externer Berater unsere Business Integration und Migration Projekte in Zusammenarbeit mit der IT-Leitung verantwortlich geplant und durchgeführt. Frau Schultz hat mit Kreativität, Verbindlichkeit und Genauigkeit diese Projekte für uns pünktlich und erfolgreich zu Ende geführt.“